Sie sind unzufrieden mit Ihrer Ablage: Sie und Ihre Mitarbeiterinnen suchen ständig. Das demotiviert. Und Sie wollen das ändern.

Für die zukünftige Ablage brauchen Sie einen Plan. Aber beginnen Sie damit nicht zu früh! Bevor Sie einen Plan für Ihre zukünftige Ablage entwickeln: Archivieren und vernichten Sie!

Ablage wird oft dann zum Problem, wenn die Regale voll stehen. In Ihren Regalen finden sich bestimmt diverse überholte Unterlagen: Unterlagen, die Sie archivieren müssten. Und Unterlagen, die Sie vernichten könnten.

Überholte Unterlagen verstellen den Blick für eine sinnvolle Ordnung Ihrer Ablage.

Weiterentwickelte Systematik für Ihre Ablage

Bei der zukünftigen Systematik für Ihre Ablage geht es zunächst um die Gesamtstruktur:

• Ordnergruppen und Ordner
• Gliederung der Ordner
• Regelungen für die Unterlagen in den Ordnern

Generell sollten Sie immer berücksichtigen, dass Sie Ordner für Papier – häufig Leitz-Ordner – und elektronische Ordner auf Ihrem PC haben. Die Organisation der papiergebundenen Ablage sollte mit der elektronischen Ablage abgestimmt sein.

Wie Sie das machen? Das beschreiben wir Ihnen gern in unserem Leitfaden, der unten genannt ist.

Umstellung auf die weiterentwickelte Ablagesystematik

Für das Ablegen in Ihrem Büro brauchen Sie Regeln. Wir erläutern dies gern am am Beispiel Ihrer elektronischen Ablage – also der Ablage von Dateien auf Ihren PCs.

Dateien, die Sie und Ihre MitarbeiterInnen dort ablegen, sollten einen einheitlichen Aufbau haben. Und Sie sollten „sprechen“ – also ausdrücken, was sich in Ihnen verbirgt. Nehmen wir einen beispielhaften Dateinamen: „Rosebrock AB PO 180321 Bauvorhaben Nordstadt“. Bei diesem Aufbau stehen Datum und nähere Beschreibung des Dateiinhalts an den Stellen 1 bzw. 4 bzw. 5. An Stelle 2 steht die Dokumentenart: AB für Angebot. An Stelle 3 steht die Versandart: PO für Post.

Den sinnvollen Aufbau von Dateibezeichnungen haben wir in unserem Ablageleitfaden ausführlich dargestellt. Ein Auszug findet sich unter den Links und Materialien.

Links und Materialien

• Hilfestellung gibt Ihnen auch ein lesenswertes Buch aus der Reihe „Praxis-Wissen Kompakt“:
  Regina Rademächers: Ablagemanagement – So finden Sie ein funktionierendes System für Ihr Büro, Bonn 2011, ISBN 9783812512916
• Den erwähnten Auszug aus unserem Ablage-Leitfaden für den Aufbau von Dateinamen fügen wir bei, schauen Sie hier…
• Gern mailen wir Ihnen den kompletten Ablage-Leitfaden. Bitte kontaktieren Sie uns…