­20 Prozent des Gesamtaufwandes bringen 80 Prozent des Ergebnisses. Was bedeutet das für die Organisation Ihres Büros?

Mit relativ überschaubarem Aufwand erreichen Sie einen hohen Prozentsatz des überhaupt möglichen Ergebnisses. Das besagt das in vielen Bereichen gültige Pareto-Prinzip. Mal ist das Verhältnis vielleicht 70:30, mal 85:15. Insofern beinhaltet die Bezeichnung „80:20-Regel“ eine gewisse Schematisierung.

Auch für die Optimierung Ihres Büros gilt die 20:80-Regel: Wenn Sie nur 20% Ihrer Bürotätigkeiten optimieren, erzielen Sie 80% des insgesamt in Ihrem Büro möglichen Optimierungspotentials. Wenn also bei den wirklich wichtigen Prozessen in Ihrem Büro die Schwächen beseitigt sind, haben Sie die Optimierungspotentiale Ihres Büros bereits weitgehend erreicht.

Die 20% der Bürotätigkeiten, die für 80% des Optimierungspotentials stehen, sind natürlich eine Eigenheit des einzelnen Betriebes. Allerdings gibt es einige Bürotätigkeiten, die bei fast allen Betrieben zur „20er-Kategorie“ zählen.

Bei den Zeitfressern ansetzen

­Einige Bürotätigkeiten fressen erkennbar die meiste Zeit. Es macht natürlich Sinn, hier nach „20ern“ zu suchen.

Fast dreißig Prozent Arbeitszeitverschwendung in Büros hat die Befragung „Lean Office 2010″ des Fraunhofer-Instituts ermittelt. In der Untersuchungsstichprobe war zwar nur ein kleinerer Anteil an Kleinunternehmen enthalten. Nichtsdestoweniger würden wir auch hier annehmen: Fast ein Drittel der Büroarbeitszeit ist unproduktiv. Sie wird mit dem Suchen von Unterlagen, durch Störungen oder ineffiziente Abläufe verschwendet. An diesen Ergebnissen – so Fraunhofer – habe auch die stark gestiegene Nutzung moderner IT nichts geändert.

Dabei ist zunächst bemerkenswert, dass in vielen Betrieben Büro-Leerlauf offensichtlich hingenommen wird. Nur rund einem Viertel der Befragten nannte Verbesserungsaktivitäten in seinem Büro-Umfeld.

Bemerkenswert ist auch, dass aufgeräumte Arbeitsplätze tatsächlich den Erfolg von Betrieben steigern können. Mit einem gut strukturierten Verwaltungssystem wächst die Büro-Produktivität um knapp ein Viertel.

Bleibt die Frage, welche konkreten Optimierungsansätze Erfolg versprechen. Dazu mehr in Teil zwei …

Links und Materialien

Die erwähnte Fraunhofer-Studie ist als Kurzübersicht verfügbar, schauen Sie hier …